Просто и понятно о Software Asset Management: возможности и выгоды, подводные камни и риски

Что такое Software Asset Management или SAM

Software Asset Management или SAM – это управление программными активами компании. В понятие программные активы входят ПО и лицензии, которые компания закупает и устанавливает на корпоративных устройствах.

Зачем управлять программными активами

Современная IT инфраструктура компании – сложное и запутанное пространство. Программы устанавливаются внутри корпоративной сети, к которой подключены сотни или тысячи устройств. Программы могут устанавливаться на каждое устройство отдельно или на сервер, к которому затем подключают устройства. Когда распределение устройств организовано не физически, а виртуально, появляется виртуализация. Это дополнительно усложняет подсчёт купленных программ и лицензий на них.

С приходом облачной инфраструктуры и распространением формата работы онлайн отследить программные продукты и наличие лицензий на них стало ещё сложнее. Сегодня любой сотрудник может несанкционированно скачать и запустить программу. И не знать, что пробный период использования – приманка вендора, чтобы заставить компанию купить лицензию. В лучшем случае, компании придётся купить полную версию программы и лицензию. В худшем – во время аудита вендор обнаружит неправомерное использование ПО и применит санкции.

Сегодня за использование нелицензионного ПО компаниям грозят:

• Штраф с конфискацией нелицензионного ПО и оборудования, на котором оно установлено:
  Для генерального директора, IT директора, системного администратора — от 10 000 до 20 000 руб.
  Для компании — от 30 000 до 40 000 руб.
• Уголовная ответственность, если стоимость нелицензионного ПО > 100 000 рублей, для должностного лица: Штраф 200 000 руб. или
  ЗП/доход за 18 месяцев или
  480 часов обязательных работ или
  2 года исправительных работ или
  2 года принудительных работ или
  2 года лишения свободы
• Уголовная ответственность, если есть предварительный сговор или организованная группа, или стоимость нелицензионного ПО > 1 000 000 руб., или виновные использовали служебное положение, для должностного лица: 5 лет принудительных работ + штраф 500 000 руб. или ЗП/доход за 3 года
  6 лет лишения свободы + штраф 500 000 руб. или ЗП/доход за 3 года
• Гражданско-правовая ответственность, – иск со стороны вендора, – для компании: Компенсация истцу – двукратная стоимость всего незаконно используемого ПО или
  Компенсация истцу – от 10 000 до 5 000 000 руб.

Другая проблема компаний, которые не управляют программными активами, – бесконечные переплаты за ПО и лицензии. С одной стороны, организации не боятся проверки вендора. С другой, – платят до 500 тысяч евро в месяц сверх того, что им реально нужно.

Чтобы вычислить реальный спрос компании на ПО и лицензии, нужно:

• Посчитать количество купленных программных продуктов и лицензий
• Составить хронологию закупок программных продуктов и лицензий
• Вычислить время и частоту использования каждого программного продукта
• Изучить лицензионные соглашения и договоры с вендорами
• Нормализовать полученные данные и отобразить их в понятном виде

Компании не хотят тратить время и деньги на вычисление реального спроса. А в итоге тратят больше времени и денег на подсчёты с помощью Excel и закупки программ и лицензий, которыми никто не пользуется.

Управление программными активами или SAM даёт компании ощутимые выгоды:

• 11% рост прибыли компании (Business Software Alliance)
• 30% сокращение расходов на лицензии
• 33% экономия времени сотрудников за счёт автоматизации
• 70% сокращение затрат на облачные решения (Gartner)
• Постоянный комплаенс
• Обеспечение благоприятного исхода аудита
• 50% снижение времени на аудит
• Возврат на инвестиции в течение первого года использования

Возможности и выгоды

Как именно SAM позволит вашей компании достичь заявленной экономии и безопасности?

1. Точный подсчёт программных продуктов и лицензий
   
   Забудьте об электронных таблицах и ручных подсчётах. Внедрение SAM включает установку специальных инструментов для обнаружения и анализа данных. С ними вы посчитаете реальное количество программ и лицензий. Вы исключите ошибки, недосчёт и пересчёт и обеспечите базу для оптимизации закупок.


2. Перераспределение неиспользуемых программных продуктов и лицензий
   
   Когда точно знаете, что в наличии, вы максимально эффективно используете имеющиеся ПО и лицензии. Если IT отдел получает запрос на закупку ПО, он просто проверяет, что уже есть. Возможно, компания уже закупила такие программы и лицензии в избытке. Возможно, ими пользовались ранее, а сейчас перестали. Так вы экономите на стоимости ПО и лицензий и на обслуживании программных продуктов.


3. Определение реального спроса на ПО и лицензии
   
   Инструменты SAM помогут вам определить, какие программные продукты и лицензии нужны компании. Не нужно переплачивать за лишнее ПО или рисковать отсутствием лицензий при проверке вендора.


4. Удаление лишних программных продуктов и лицензий
   
   Когда вы знаете, что имеете и что вам нужно, вы избавляетесь от лишнего. Лицензионные соглашения и контракты содержат права использования ПО, применив которые вы избавитесь от лишних программных продуктов и лицензий. Инструменты SAM помогут найти и применить эти права. В результатах анализа вы также увидите программные продукты и лицензии, которыми никто не пользуется. И удалите их.


5. Сокращение расходов на программные продукты и лицензии
   
   Права использования ПО помогут вам не только избавиться от лишнего, но и сократить текущие расходы. Вы можете применить право на бандлы и пользоваться сразу несколькими программами при покупке одной лицензии. Или осуществить даунгрейд и перейти на предыдущую версию ПО. Если ранняя версия подходит вам по функционалу и стоит меньше последней.


6. Оптимизация закупок программных продуктов и лицензий
   
   Вы знаете реальный спрос на ПО и лицензии, а также что в наличии. Поэтому закупаете только то, что действительно нужно.


7. Постоянная проверка комплаенс-разрыва
   
   Комплаенс-разрыв – это разница между лицензиями в наличии и тем, что нужно для соответствия условиям контракта с вендором. Для определения комплаенс-разрыва необходимо учитывать условия контрактов и лицензионных соглашений и понимать лицензионные метрики – методы измерения комплаенса вендором. С инструментами SAM вы всегда можете проверить и закрыть комплаенс-разрыв.


8. Постоянная готовность к аудиту
   
   Аудит – это способ обогащения вендоров и головная боль компании. Инструменты SAM вдвое сокращают время на подготовку к аудиту и предоставляют вам необходимые данные для обеспечения комплаенса. Поэтому вы всегда готовы к проверке.


9. Обеспечение благоприятного исхода аудита
   
   Кто всегда готов к проверке и легко закрывает комплаенс-разрыв, тот обеспечивает благоприятный исход аудита. Вендоры используют против вас данные, которые вы им предоставляете. И стараются вытащить из компании больше, чем требуется в рамках проверки. С инструментами SAM вы контролируете поток информации, которую получает вендор. А на переговорах аргументированно отражаете обвинения в несоответствии условиям контракта. Поэтому выходите победителем.


10. Снижение количества и частоты проверок
    
    Постоянная готовность к аудиту и обеспечение благоприятного исхода сигнализируют вендорам, что проверять вас бесполезно. Поэтому количество и частота проверок снижаются. Через какое-то время вы вообще забудете об аудитах.


11. Перезаключение договоров с вендорами на выгодных условиях
    
    Вендоры стараются продать вам то, что выгодно им. Сегодня это модели подписки и облачные решения. Когда вы знаете, что в наличии и что реально нужно докупить, вы диктуете производителям свои условия. Но не портите с ними отношения. Потому что вендоры получают от вас гарантированный заказ на ПО и лицензии.


12. Экономия времени и нервов сотрудников
    
    За счёт автоматизации и оптимизации процессов вы экономите время сотрудников. Они больше не занимаются ручными подсчётами программных продуктов и лицензий. Не тратят силы на погружение в лицензионные соглашения и контракты. Не бросают все ресурсы на срочную подготовку к аудиту. Не пытаются самостоятельно отследить несанкционированные скачивания и установки программных продуктов. И главное, не живут в страхе провала проверки и санкций со стороны вендора и руководства.

Бонус! С помощью SAM вы освобождаете ресурсы для роста и развития компании. Gartner предсказали, что к 2022 году компании, которые не внедрили SAM, будут тратить на ПО на 30% больше. Посмотрите на текущий бюджет и вы увидите, сколько сэкономите и сможете вложить в развитие бизнеса.

Подводные камни и риски

Управление программными активами экономит компании деньги и время. Но только тогда, когда SAM правильно внедрили и настроили. Есть несколько подводных камней и рискованных стратегий, которые обрекают попытки внедрить управление программными активами на неизбежный провал.

1. Сделать всё своими руками
   
   Когда компании хотят сэкономить на внедрении SAM, они пытаются самостоятельно собрать и настроить систему управления. Покупают инструменты у разных производителей и поручают собственному отделу IT разработать на этой основе кастомное ПО.
   Но для того, чтобы инструмент распознал ПО и лицензии, нужен каталог SKU. Иначе неизбежны ошибки в подсчётах и недостоверные результаты анализа.
   Кроме того, программы разных производителей могут быть несовместимы друг с другом и с требованиями вендоров. Последнее означает, что вендоры не примут собранную такими инструментами информацию. И заставят запустить собственные скрипты.
   Польза такого Сделай-Сам-SAM сводится к нулю. Компании выбрасывают деньги на программы и тратят впустую силы и время сотрудников.


2. Купить готовые инструменты SAM у интегратора, но самостоятельно внедрить и настроить
   
   В такой ситуации компании избегают несоответствия программ между собой и требованиям вендора. Но сходу разобраться в управлении программными продуктами не под силу даже опытным IT специалистам. Поэтому на внедрение и настройку уходит огромное количество времени. И успешность такого предприятия стремится к нулю.
   SAM-инструменты – не чудо-машина, которая всё сделает за вас при нажатии одной кнопки. Точность и достоверность анализа напрямую зависит от точности и достоверности загруженных в программу данных. Для подготовки данных нужно знать алгоритмы работы инструмента и лицензионные метрики, а также условия контрактов и лицензионных соглашений. И провести инвентаризацию программных продуктов и лицензий. Это сложная и трудоёмкая работа.
   Поэтому компании не добиваются реальных результатов и отказываются от управления программными активами.


3. Начать внедрение и настройку SAM с помощью интегратора без подготовки
   
   Компании, которые нашли надёжного и проверенного интегратора SAM, обеспечили 50% успеха внедрения. Но дальше всё зависит от подготовки к переходу на управление программными активами. Необходимо перестроить бизнес процессы и вовлечь в проект все отделы компании, не только IT. Нужно прописать цели и задачи, рассказать сотрудникам о пользе SAM и получить поддержку стейкхолдеров.
   Без должной подготовки внедрение и настройка не приведут к систематическому использованию инструментов для достижения целей, решения проблем и получения выгод. В худшем случае, интегратору начнут противодействовать сотрудники, которые привыкли действовать по своей схеме и не видят необходимости что-то менять.

Узнайте, какие ещё ошибки совершают компании при внедрении SAM, и как их избежать – читайте нашу статью:

«Как избежать топ-5 ошибок при внедрении Software Asset Management»

Наиболее выгодная и наименее рисковая стратегия внедрения SAM:

1. Подготовиться к внедрению и показать сотрудникам и стейкхолдерам выгоды SAM – в этом вам поможет Дорожная Карта SAM с пошаговой инструкцией подготовки к внедрению
2. Выбрать надёжного и проверенного интегратора SAM
3. В сотрудничестве с интегратором управлять процессом внедрения и настройки SAM – в этом вам поможет Руководство для владельцев бизнеса и генеральных директоров
4. После внедрения и настройки SAM пошагово достигать поставленных целей и постепенно расширять масштаб применения инструментов
5. Использовать полученный опыт решения проблем и достижения целей для оптимизации управления программными продуктами

Что делать, если вендор пришел проверять лицензии на ПО?

Скачайте бесплатную пошаговую инструкцию, чтобы:

• Быстро отреагировать на внезапную проверку
• Обеспечить благоприятный исход аудита
• Снизить количество и частоту проверок в будущем

Узнать подробнее