Как проводить эффективные переговоры о лицензировании ПО с вендорами – 10 правил

Для поддержания взаимовыгодных отношений важно вести с вендорами открытый диалог. Обратная связь даёт производителям понять, какие виды ПО и схемы лицензирования вам подходят.

Чем лучше вы знаете лицензионные соглашения и порядок использования ПО, тем выгоднее ваша позиция на переговорах с лицензиарами. В данной статье мы рассмотрим основные правила эффективных переговоров о лицензировании ПО с вендорами.

Правило №1

Не запрашивайте у вендора информацию о комплаенсе и возможных переплатах – это очень рискованно.

Если спрашиваете производителя, он автоматически делает вывод, что вы не знаете о происходящем в собственной компании. И использует это в свою пользу. Вы получите детальное описание множества нарушений. И кучу счетов, которые нужно оплатить, чтобы устранить эти нарушения. Но проверить, действительно ли нарушения есть, вы не можете.

В такой ситуации вы только садитесь за стол переговоров, а у вендора уже есть рычаги давления на вас. Словно вы играете в покер с соперником, который заранее знает ваши карты.

Вам нужно знать всё о лицензировании в компании и проверять знания вендора о вас. Не наоборот.

Правило №2

Готовьтесь к аудиту и переговорам заранее: соберите команду, настройте процессы и проанализируйте данные.

Переговоры – самая важная часть аудита. Это ваш шанс перезаключить договор с вендором на максимально выгодных условиях. И показать ему, что проверять вас бесполезно.

Поэтому нужно заранее подготовиться. Соберите команду специалистов и разработайте стратегию ответа на аудит.

Вместе с командой создайте процессы и процедуры для подготовки компании к аудиту и проведения эффективных переговоров с вендором. Пропишите:

• кто за что отвечает
• кто кому отчитывается
• пошаговые действия участников процесса
• кто и как ведёт переговоры с вендором до, во время и после аудита

Пример:

В команду входят Коммуникатор, Технический специалист, Менеджер проекта, Специалист, Юрист и Закупщик.

• Коммуникатор сообщает об аудите стейкхолдерам, IT менеджерам и отделу закупок. Он же ответит на их вопросы. Коммуникатор отвечает на письма об аудите и организовывает встречи команды.
• Технический специалист – руководитель IT отдела, управляет технической подготовкой к аудиту.
• Менеджер проекта отвечает за стратегию подготовки к аудиту и руководит командой.
• Специалист отвечает за установку и настройку ПО. Он владеет информацией о лицензиях и в паре с Техническим специалистом руководит технической подготовкой к аудиту.
• Юрист изучает контракты с вендором и лицензионные соглашения. Он готовит документальную базу для стратегии ответа на аудит и консультирует других членов команды по юридическим вопросам.
• Закупщик владеет информацией о закупках лицензий. Он проверяет, что компания прекратила закупать ПО у проверяющего вендора. И вместе с Техническим специалистом и Специалистом, который руководит установкой и настройкой ПО, занимается технической подготовкой к аудиту.

Коммуникатор ведёт переговоры с вендором до и во время аудита. Его консультируют Юрист, Технический специалист и Менеджер проекта. После аудита переговоры с вендором ведут Коммуникатор, Юрист, Технический специалист и Закупщик.

Если вендор уже пришёл проверять лицензии, вы всё ещё можете обеспечить комплаенс и победить аудит. Узнайте, как это сделать из нашего руководства "Что делать, если вендор пришёл проверять лицензии на ПО".

Правило №3

Будьте всегда в курсе всего, что связано с ПО и лицензиями. Чтобы ответить на любые вопросы вендора.

Как мы уже сказали, вам нужно знать всё о лицензировании в компании. И обладать возможностью в любой момент проверить актуальность ваших знаний.

Внедрите инструменты, которые позволят максимально быстро получить точные и проверенные данные о лицензировании. Это инструменты управления программными продуктами и инструменты обнаружения.

Электронные таблицы ненадёжны, не исключают риск провалить аудит и бесполезны при формировании закупок и распределении лицензий. Сложные метрики, которые связаны с виртуализацией, также бесполезно отслеживать при помощи Excel. Он не автоматизирует процессы и не отслеживает ежедневные изменения в структуре дата-центра.

Если у вас крупная компания, которая использует множество видов ПО, управление программными продуктами жизненно необходимо. Иначе неминуемы многочисленные нарушения комплаенса.

А если у вас небольшая организация, нужно приложить немалые усилия, чтобы заставить вендора воспринимать вас всерьёз. И управление программными продуктами или Software Asset Management – именно то, что заставит производителя по-другому взглянуть на вашу компанию.

Правило №4

Погружайтесь в детали и сохраняйте все документы.

Если вы недостаточно понимаете суть имеющихся лицензий, то не можете вести эффективные переговоры с вендорами. Чтобы занять сильную позицию и сделать сотрудничество с вендором более выгодным, вам нужно погрузиться в детали.

Изучите контракт, лицензионные соглашения и метрики. Определите типы лицензий, которыми пользуется ваша компания. Какие права они предоставляют? К чему обязывают?

И обязательно сохраняйте все документы. Составьте полноценный архив, в котором в хронологическом порядке содержатся все договоры, соглашения, счета и уведомления о любых изменениях.

Когда погружены в детали и имеете под рукой нужные документы, вы спокойно и уверенно ведёте переговоры с вендором. Вас невозможно застать врасплох или запугать хитрыми вопросами о конкретных лицензиях.

Пример:

Как по итогам аудита провести с вендором переговоры по поводу постоянных (perpetual), облачных (cloud) и гибридных (hybrid) лицензий

Вендоры стараются продать по результатам аудита облачные решения или подписку. Даже если у вас полно лишних лицензий. Поэтому чётко обозначьте вашу стратегию касательно постоянных (perpetual), облачных (cloud) и гибридных (hybrid) лицензий.

Помните, что многим аккаунт менеджерам доплачивают за продажу облачных продуктов. Они попытаются перевести вас с постоянных лицензий на модели подписки. Пообещают невероятные скидки и выгодные условия. Но оказавшись на подписке, вы начнёте переплачивать за решения, которыми не пользуетесь.

Исходите из собственной стратегии использования и покупки ПО. Если вы собирались переходить в облако, переходите. Не собирались – используйте локальные лицензии, которые физически привязаны к офису.

Покупайте только то, что вам нужно. Вы всегда сможете оформить подписки. Подождите, пока они вам действительно понадобятся.

Правило №5

Рассматривайте любые вопросы и даже претензии вендора как возможности заключить сделку.

Вендоры больше всего любят молчаливых и на всё согласных. Такие компании чаще других проверяют и всегда находят нарушения комплаенса.

Потому что для вендора аудит – способ заработать. Чем больше вы усложняете достижение этой цели, тем меньше он хочет вас проверять. Но оставайтесь в рамках профессионализма и аргументированной позиции. Подробнее об этом – в следующем правиле.

Здесь же мы говорим о том, что вам нужно превращать вопросы и претензии в возможности.

Пример:

После каждого аудита производитель ожидает выручку с продажи ПО и лицензий. И рассматривает текущий контракт как минимальную сумму ваших покупок/инвестиций в свои продукты.

Если вы не смогли устранить все нарушения, и вендор начислил компании штраф, можно заменить санкцию на плановую закупку лицензий на ту же сумму. Но только если вы точно знаете, что нужно компании.

Правило №6

Будьте непреклонны, но профессиональны и вежливы до конца.

Сохраняйте спокойствие и профессионализм в общении с вендором. Иначе во время аудита он не успокоится, пока не найдёт нарушения. И выберет самые жёсткие санкции, включая уголовное преследование.

Пример

Вам нужно увеличить время ответа на аудит или отсрочить проверку. Как действовать?

Изучите контракт и задавайте обоснованные вопросы. Приведите аргументы в пользу увеличения срока ответа или отсрочки аудита.

Во время пандемии COVID-19 многие компании получили отсрочки из-за чрезвычайных мер, которые повлияли на их работу. Но есть и другие причины: крупные проекты, изменения в структуре компании, изменения в IT инфраструктуре компании, физический переезд компании в другой офис.

Покажите, что вендору выгоднее проверить вас после завершения текущего этапа. Например, после завершения крупного проекта вы хотите вложиться в расширение и обновление IT инфраструктуры. Так вы повысите вероятность положительного ответа от вендора и положительного исхода проверки.

Но не давайте пустых обещаний. Если планы изменились, заблаговременно предупредите вендора и объясните причину изменений.

Правило №7

Будьте ведущим, не ведомым.

Нельзя садиться за стол переговоров с плохо организованными электронными таблицами и неполными и/или неверными данными. Вы проверяете вендора, не наоборот.

Используйте ошибки в его отчёте по итогам аудита, чтобы усилить позицию на переговорах. Обнаружили опечатку в версии или самом названии ПО? Используйте это. Аудитор неправильно определил версию или программный продукт? Используйте это.

Защищайте комплаенс компании. Не позволяйте вендору начислить штрафы и доп. счета на основании неверных данных. И продать вам лишние и ненужные лицензии.

Не соглашайтесь покупать бандлы, которые настойчиво предлагает вендор. Сделайте встречное предложение и перечислите реальные потребности компании.

Производитель закроет сделку и получит деньги, а вы – лицензии, которые повысят эффективность работы и прибыльность компании. Так вы наладите взаимовыгодное сотрудничество с вендором.

Правило №8

Всегда проверяйте предложения вендора на практике – моделируйте будущее.

Не верьте вендору на слово. Пусть сегодня вы заплатите на 75% меньше полной стоимости, но что будет завтра? Или через несколько лет?

Предложения производителя всегда выгодны производителю и почти никогда – клиенту. Поэтому всегда моделируйте будущее. Для этого вам понадобится SAM-инструмент.

Пример

Вендор предлагает вам три года безвозмездно пользоваться самой дорогой лицензией. Это выгодно?

Смоделируйте последствия данного предложения для вашей IT-инфраструктуры. Возможно, все сотрудники перейдут на эту лицензию, и через три года вы заплатите производителю сотни тысяч или миллионы. Но нужна ли всем вашим сотрудникам самая дорогая лицензия? Скорее всего, нет. Тогда в чём выгода данного предложения?

Другой вариант – части ваших сотрудников действительно нужна самая дорогая лицензия. Потому что ближайшие два года они будут работать над проектом, который требует использования максимального функционала. Тогда вы открываете доступ к этой лицензии только для части сотрудников и автоматически закрываете лавочку через два года. Вам выгодно предложение вендора.

Правило №9

Для каждого вендора готовьте свою стратегию ведения переговоров.

Microsoft представляется вашим другом и пытается выжать максимум из дружеского ревью вместо жёсткого аудита. Oracle беспощаден и способен найти нарушения комплаенса даже там, где их нет. SAP вообще не позволяет соблюдать комплаенс и стремится подсадить клиентов на повышенные тарифы после миграции в S/4HANA.

Для каждого вендора создайте свою стратегию ведения переговоров.

Пример

Как подготовиться к переговорам с MICROSOFT

• 1) Включите облако в стратегию SAM. Убедитесь, что ваш SAM-инструмент обладает необходимым функционалом для управления как локальными, так и облачными программными активами. Когда контролируете происходящее в вашей инфраструктуре Microsoft, вы не боитесь проверок, оптимизируете расходы локально и в облаке и обладаете преимуществом на переговорах. Оптимизируете закупки и заключаете выгодные для вас, а не для вендора, договоры.
• 2) Чтобы не оказаться в ловушке многолетних переплат за ненужные лицензии и чрезмерные объёмы использования, используйте SAM-инструмент и внедрите процессы управления программными продуктами.

• Ведите хронологию всех покупок и всех прав на использование, чтобы видеть неточности и ошибки в отчёте вендора
• Отслеживайте комплаенс-разрыв и постоянно закрывайте его, чтобы избежать дополнительных счетов и штрафов
• Прогнозируйте будущую потребность на лицензии на основе точных и проверенных данных, чтобы покупать только нужные вам лицензии с теми объёмами использования, которые совпадают с реальными потребностями

Теперь за столом переговоров преимущество на вашей стороне. Вы спокойно и уверенно рассказываете Microsoft, что купите и сколько заплатите.

• 3) В вашей команде должны быть IT специалисты и закупочный комитет. Поговорите с ними, чтобы понять IT стратегию вашей компании. Составьте список приоритетов и проанализируйте текущий контракт с вендором. Разработайте стратегию перезаключения договора на максимально выгодных для себя условиях. И садитесь за стол переговоров с этим козырем в рукаве. Расскажите о вашей IT стратегии и поясните, где она расходится с предложением Microsoft. Не волнуйтесь. Вендору важно продать ПО и лицензии после проведения ревью. И если единственный способ это сделать – согласиться на ваши условия, Microsoft пойдёт на мировую.
• 4) Когда ваша позиция расходится с заранее заготовленным предложением Microsoft, вендор начинает предлагать беспрецедентные условия сотрудничества. Но только, если вы купите то, что он продаёт. Загрузите в SAM-инструмент предложенные вендором условия сотрудничества и смоделируете последствия для вашей IT среды. Вы можете поговорить с дилерами Microsoft и заставить Licensing Solution Partners конкурировать между собой.
• 5) Microsoft – не друг, а партнёр по бизнесу. Поэтому ревью – возможность сделать партнёрство с вендором более выгодным для вас. Подготовьтесь:

• обеспечьте успешное прохождение проверки
• внедрите мониторинг серверов
• создайте хранилище документов, которые содержат ваши права и обязанности

Помните – Microsoft ценит уровень удовлетворённости клиентов. Поэтому отказывается от жёстких аудитов в пользу дружеских ревью. Если вы аргументируете свою позицию и расскажете о стратегии компании, вендору выгоднее пойти на компромисс, чем портить с вами отношения.

• 6) Если ваша компания ещё год должна выполнять условия соглашения Enterprise и использовать более дорогую редакцию Microsoft 365, чем нужно, не опускайте руки! Самое время подготовиться к переговорам о перезаключении договора.

Проанализируйте реальное использование ПО и лицензий разными отделами, разными сотрудниками и для разных приложений. Составьте сводную таблицу и определите наиболее выгодную стратегию лицензирования. Иногда дешевле не покупать бандл со скидкой, а приобрести лицензии на конкретные функции.

Проверьте дубликаты лицензий для сотрудников, которые перешли в другие отделы или сменили должности. Избавьтесь от лишнего – от лицензий для ушедших сотрудников и лицензий, которые не соответствуют масштабу работы компании.

Узнайте, как победить аудит Microsoft и успешно пройти проверку Oracle из наших электронных книг.

Правило №10

Внедрите и постоянно оптимизируйте управление лицензиями.

Управление лицензиями – прочный фундамент взаимовыгодных отношений с вендорами. Производителям ПО важно, чтобы вы продолжали платить за лицензии долгие годы и соблюдали условия использования программ. Вам важно не переплачивать за лицензии и обеспечивать комплаенс.

С помощью Software Asset Management вы выстроите с производителями открытые, честные и прибыльные отношения. А опытный интегратор SAM подскажет, как максимально эффективно вести переговоры с вендором. Вы всегда будете в курсе последний изменений правил лицензирования. Будете заранее знать реальные выгоды и ловушки предложений вендора. Сможете предсказать претензии производителя до начала проверки.

Не знаете, как убедить начальника внедрить SAM для SAP? Воспользуйтесь руководством, в котором мы собрали 10 неоспоримых аргументов в вашу пользу.

Узнать подробнее